Mendapatkan email panggilan interview merupakan satu langkah lebih dekat untuk bisa diterima kerja. Sehingga biasanya email panggilan interview tersebut sudah bisa membuat orang yang menerimanya senang. Tidak begitu dengan orang yang mempunyai kepentingan di hari interview yang sudah dijadwalkan. Tetapi tidak perlu terlalu pusing karena masih bisa untuk mengajukan jadwal lain untuk interview tersebut. Di bawah ini merupakan cara membalas email HRD untuk reschedule interview yang bisa ditulis dengan sopan untuk mendapatkan hasil yang seperti diinginkan:
1. Menghubungi HRD secepatnya
Ketika membalas email dari HRD yang sudah masuk perlu untuk dibalas dengan segera. Anda bisa membalas email secepatnya maksimalnya tidak lebih dari 48 jam setelah email dikirim. Tetapi akan lebih baik untuk membalas email tersebut secepat mungkin setelah diterima dengan catatan bisa dikirimkan dan dibalas saat hari dan jam kerja untuk menunjukkan profesionalitas. Begitu juga ketika meminta reschedule interview yang dinginkan, usahakan untuk menghubungi HRD secepatnya ketika sudah mendapatkan jadwal tersebut, sehingga memberikan kesempatan HRD untuk bisa menerima atau menolak permintaan tersebut.
2. Mengungkapkan terima atas tawaran dan memberikan antusiasme
Saat membalas email HRD yang berisi mengenai panggilan interview kerja biasanya orang akan merasa senang. Sehingga hal tersebut juga bisa ditunjukkan ketika membalas emailnya walaupun mempunyai maksud untuk meminta jadwal interview yang lain apabila diperkenankan. Tunjukkan antusiasme atas undangan tersebut dengan sopan yang juga menunjukkan Anda menghargai kesempatan panggilan interview yang diberikan oleh perusahaan. Menunjukkan rasa terima kasih serta antusiasme tersebut bisa dilakukan dengan bahasa yang sopan dan jelas untuk menunjukkan bahwa Anda senang atas penawaran kesempatan dari perusahaan tetapi jadwal yang belum cocok. Sehingga menunjukkan antusiasme tersebut juga bisa memberikan dan menyampaikan rasa hormat pada perusahaan dan kesempatan yang ditawarkan.
3. Menjelaskan alasan mengapa perlu reschedule
Hal selanjutnya yang diperhatikan untuk cara membalas email HRD adalah dengan menjelaskan alasan mengapa Anda meminta reschedule tersebut. Tentunya untuk menunjukkan rasa hormat, alasan meminta ganti jadwal interview tersebut juga bukan merupakan hal yang main-main dan bisa dipertimbangkan oleh kantor. Seperti alasan yang masuk akal dan bisa diterima mengapa meminta ganti jadwal interview kerja adalah karena masih dalam kondisi sakit dan perawatan, terdapat masalah darurat yang dialami keluarga, jadwal yang bentrok tidak ada dalam planning, dan juga karena mengalami masalah pada kendaraan dan kecelakaan. Alasan yang jelas dan tepat tersebut bisa menjadi pertimbangan untuk mengajukan ganti jadwal interview pada HRD.
4. Memberikan alternatif waktu interview
Hal selanjutnya yang juga harus ada di isi email balasan ketika meminta jadwal lain untuk melakukan interview setelah menjelaskan alasan dengan singkat dan jelas adalah dengan memberikan jadwal alternatif yang dipunyai. Anda bisa untuk memberikan tawaran alternatif terlebih dahulu mengenai hari, tanggal, dan waktu untuk reschedule ulang jadwal interview tersebut. Hal ini dapat memudahkan HRD untuk bisa menyesuaikan jadwal yang dipunyai dan menjadi solusi untuk permasalahan harus ganti jadwal interview. Sebaiknya pilih jadwal dengan serius sehingga pada waktu tersebut tidak ada halangan lagi yang menyebabkan interview dengan HRD gagal dilakukan.
5. Mengucapkan permohonan maaf dan terima kasih
Dan hal terakhir untuk membalas email HRD ketika ingin mengajukan jadwal ulang panggilan interview dengan sopan adalah dengan mengucapkan permohonan maaf sekaligus terima kasih. Ketika mengirimkan email ke HRD yang sopan perlu memuat kedua hal tersebut tetapi juga tidak boleh terlalu banyak menuliskan maaf karena bisa mengganggu. Sebaiknya pilih paragraf yang tepat untuk mengucapkan kalimat permohonan maaf yaitu bisa di kalimat pembuka dan penutup. Akhiri email tersebut dengan sopan mengucapkan terima kasih atas waktu dan kesempatan yang diberikan HRD.
Walaupun menggunakan cara membalas email HRD dengan sopan seperti di atas telah dilakukan, tetapi Anda juga harus siap ketika permintaan reschedule wawancara tersebut tidak bisa diterima yang juga dengan alasan tertentu. Menuliskan email dengan sopan tersebut merupakan kemampuan yang dibutuhkan untuk dipelajari dan dipunyai bagi karyawan, Latih kemampuan tersebut dengan mengikuti pelatihan di Prasmul-ELI yang memberikan program pelatihan lengkap yang bisa diikuti karyawan maupun individu secara umum.
Referensi: https://prasmuleli-cc.id/blog/9-cara-membalas-email-panggilan-interview-yang-benar
